BYOD staat voor Bring Your Own Device en is een - onder andere door Intel - gespotte trend, waarbij medewerkers van een bedrijf eigen apparatuur gebruiken om hun werk uit te voeren. Deze eigen apparatuur en randapparatuur nemen zij mee naar het werk. Denk aan een collega die liever op een Mac werkt of een andere collega die de rapportage van een korte bespreking liever documenteert op zijn eigen 7 Android Tablet.
Of BYOD een revolutie in beweging gaat zetten, vraag ik me af. Maar de behoefte van kenniswerkers om zelf te bepalen welk systeem (hard- en software) je wilt gebruiken, is er zonder twijfel één om rekening mee te houden. Waarom? Werken op systemen waar jij ‘lekker’ mee kunt werken, zorgt voor leuker werk en maakt je productiever. Ik wil daarom een lans breken voor CYOD, oftewel Choose Your Own Device.
Tip 1: Laat mensen zelf kiezen uit een aantal standaard opties
Om te voorkomen dat iedere collega op een ander apparaat werkt, selecteer je met je collega’s een aantal standaard werkplekken. Op die manier zorg je toch voor standaardisatie binnen je bedrijf. Voorwaarde: krachtige zakelijke machines. Kies je voor PC’s, kies dan bij voorkeur voor laptops en zorg ervoor dat die ook goede Linux ondersteuning hebben. Met een laptop wordt thuiswerken immers voor iedere collega veel gemakkelijker. Bij Voys hebben we gekozen voor de Lenovo X1 Carbon voor Windows/Linux en voor de MacBook Air voor aanhangers van het Apple besturingssysteem (OSX). Let er wel op: hoe meer soorten hardware, hoe complexer en duurder het beheer.
Tip 2: Maak standaard cloontjes
Zorg vervolgens voor één standaard ‘werkplek image’ waar alle standaard applicaties en instellingen op staan. Laat collega’s hier zelf suggesties en aanvullingen op doen, zodat dit image up-to-date blijft en je collega’s er gelukkig mee zijn en blijven. Het image maak je zodat je eenvoudig nieuwe werkplekken kunt uitrollen of oude kunt herstellen als die door een virus of crash onbruikbaar is geworden.
Tip 3: Beveilig!
Zorg dat de machines veilig zijn! Kies een cloud-based virus oplossing met reporting. Bij Voys kiezen we voor Eset. Eset detecteert naast virussen ook of updates op het besturingssysteem al doorgevoerd zijn. Het programma kan een hoop zaken voor de gebruiker beperken. Zo kun je een gebruiker bijvoorbeeld de rechten om software te installeren ontnemen, iets waar we bij Voys echter niet voor kiezen.
Een ander cloud based beheertool is Windows Intune (€ 4,89 / apparaat per maand), welke we bij Voys op dit moment ook testen. Deze moet in de toekomst ook OSX, Windows Phone, Apple iOS en Android apparaten gaan ondersteunen. Er is een Intune licentiemodel waarbij ook Windows OS Updates (€ 8,98/ apparaat per maand) zijn inbegrepen. Zit je nu nog op Windows XP, dan is het een goedkope manier om te migreren naar Windows 8.
In hybride netwerken (Mac/Windows/Linux) wordt het voeren van updatebeheer lastig. Zorg er dus voor dat iedereen de machines zelf up-to-date kan houden.
Tip 4: Gebruikersbeleid? Gezond verstand
Wachtwoorden, illegaal gebruik en gebruik derden
Stel richtlijnen voor gebruik op. Bij Voys zijn deze nog geen twee pagina’s lang. Hierbij wordt advies gegeven over password management (advies: gebruik lastpass). Een andere must: je laptop moet binnen een minuut op schermbeveiliging met wachtwoord springen, die je iedere 6 maanden wijzigt). Verder geven we aan dat de laptop voor jou en voor je werk is, niet voor de familie of vrienden. Ook staat erin dat je geen illegale zaken mag doen (hacking) en dat je geen torrent clients mag installeren op het apparaat, omdat het bandbreedte gebruik bij Voys dan door het dak gaat.
Gezond verstand
Je kunt heel ver gaan in het gebruikersbeleid, tot op het aantal GB’s dat je met je zakelijke mobiel per maand mag verstoken. Gebruik hiervoor gewoon gezond verstand. Je lieve collega’s doen dat waarschijnlijk ook. Het scheelt tijd en frustratie aan beide zijden.
Hard- en software vergoeding
Tot slot staat er in dit gebruikersbeleid dat je software en hardware die je noodzakelijk acht mag aanschaffen en dat dit vergoed wordt door de werkgever. “Tot welke bedragen dan?”, zal je denken. Lees dan het kopje ‘gezond verstand’ nog eens na ;).
Tip 5: Zorg voor uitstekende WIFI
Onder BYOD valt ook de Android Tablet, de iPad en al die Smartphones die op je werk rondzwerven. Deze maken allemaal gebruik van je prachtige WiFi netwerk. Dan wil je ook een WiFi netwerk dat dit aan kan. Wij hebben daarbij gekozen voor Ruckus. Dit is niet de goedkoopste oplossing, maar geeft je nooit meer het @$@^#$ gevoel over het draadloze netwerk.
Bij Voys hebben wij drie netwerken aangelegd.
Het hoofdnetwerk: voor laptops. Een netwerk met een complex wachtwoord waarmee de interne systemen te benaderen zijn.
Het gastnetwerk: een netwerk dat via een interne website om validatie van username en wachtwoord vraagt.
Een ‘mobiel’ netwerk: dit is een speciaal netwerk voor ‘eigen’ mobiele telefoons en tablets welke binnen het WiFi segment voorkeur krijgt boven andere apparaten en daarmee geschikt is voor VoIP communicatie. Dit netwerk heeft een wachtwoord dat goed in te typen is op mobiele toestellen.
Een aantal slotgedachten
Bij Voys zijn alle systemen – en het leeuwendeel van de software waarmee we werken – zogenaamde ‘cloudsystemen’. Er staat dus weinig tot geen gevoelige data op de laptops zelf. Dat maakte de migratie naar CYOD voor ons eenvoudig. Hoe meer informatie je op individuele machines hebt staan, hoe belangrijker beveiliging, detectie, remote management en remote wipe wordt.
Maakt je bedrijf ook alleen gebruik van cloud diensten en leunt het zwaar op de diensten van Google, overweeg dan de Chromebook. Zeker voor de gemiddelde “eindgebruiker” (lees, de niet-nerd) zijn dit snelle en prettige machines die niet veel kosten en waarmee beheer zeer eenvoudig wordt, omdat de gebruiker geen software op de laptops zelf kan installeren.
Succes met het implementeren van jouw CYOD strategie en heb je extra tips en trucks? De comments staan open!
Submit a Comment